Como Aumentar o Envolvimento dos Convidados com Fotografias de Eventos

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Conheça estratégias comprovadas para aumentar o envolvimento dos convidados com fotografias de eventos, da colocação do código QR ao tempo de seguimento.

As fotografias de eventos aumentam mais o envolvimento dos convidados quando chegam poucas horas após o evento, são personalizadas para cada convidado e são concebidas para serem partilhadas. Os convidados que recebem as suas próprias fotografias têm 4 a 6 vezes mais probabilidade de publicar nas redes sociais do que os convidados que recebem um link de galeria genérico. Este guia cobre as táticas que impulsionam a partilha, a identificação e o regresso aos eventos.

Porque é que o Envolvimento dos Convidados com Fotografias de Eventos Importa Mais do que Pensa

Contratou o fotógrafo. Configurou o sistema de entrega de fotografias. Centenas de boas fotografias estão na galeria. Mas apenas 12% dos seus convidados alguma vez as viram.

Esta é a realidade da maioria dos eventos. O orçamento de fotografia é gasto, as fotografias são carregadas e depois quase ninguém as transfere. O problema não são as fotografias. O problema é a lacuna entre tirar a fotografia e fazê-la chegar às mãos do convidado.

Fechar essa lacuna é o que separa um evento esquecível de um que vive nos rolos de câmara das pessoas durante anos.

A Lacuna do Envolvimento Fotográfico

Segundo a investigação do Event Marketing Institute, 98% dos participantes criam alguma forma de conteúdo digital nos eventos. No entanto, a maioria dos organizadores de eventos reporta que menos de 20% dos convidados alguma vez acedem às fotografias oficiais do evento.

As razões são previsíveis. Os convidados esquecem-se das fotografias quando chegam a casa. O processo de transferência exige demasiados passos. O link fica enterrado num email que nunca abrem. Ou simplesmente nunca souberam que as fotografias existiam.

Cada um destes problemas tem solução. E resolvê-los não exige um orçamento maior. Exige melhor tempo, comunicação mais clara e menos pontos de atrito entre a câmara e o telemóvel do convidado.

Coloque os Códigos QR Onde os Convidados Já Param

A forma mais eficaz de aumentar o envolvimento dos convidados com fotografias de eventos é a colocação do código QR. Não um código QR à entrada. Vários códigos colocados em pontos de pausa natural por todo o seu recinto.

Pense em onde os convidados já ficam parados. A fila do bar. A fila da casa de banho. A zona de assentos entre sessões. A estação de comida. Estes são momentos em que as pessoas têm o telemóvel na mão e nada para fazer durante 30 segundos.

Coloque um código QR com uma instrução clara de uma linha em cada um destes locais. "Leia para encontrar as suas fotografias" é suficiente. Não escreva um parágrafo de explicação. A própria leitura demora três segundos quando o processo está bem concebido.

As mesas com cartões funcionam bem para eventos sentados. Os cartazes ao nível dos olhos funcionam para eventos de pé. Os ecrãs a mostrar um código QR rotativo funcionam para conferências com sinalética digital. O formato importa menos do que a colocação.

Se estiver a realizar um evento grande com várias zonas, coloque pelo menos um código QR por zona. Um convidado que não veja o código no registo deve ter mais três oportunidades de o descobrir durante o evento.

Para um percurso completo sobre como configurar o seu sistema de entrega de fotografias, veja o nosso guia para configurar a entrega de fotografias no seu evento.

Anuncie as Fotografias no Momento Certo

O tempo muda tudo. A maioria dos organizadores anuncia a galeria de fotografias depois de o evento terminar, normalmente por email no dia seguinte. Nessa altura, o momento já passou. Os convidados estão de volta ao trabalho, a passar pelo seu email a caminho de algo urgente.

A melhor altura para falar aos convidados das suas fotografias é durante o próprio evento. Especificamente, durante um momento de transição natural em que a energia está alta mas a atenção está disponível.

Para conferências, anuncie entre as sessões de keynote. Para casamentos, mencione-o durante o acolhimento da receção. Para festivais, use os ecrãs de palco entre atuações. Para jantares empresariais, anuncie-o após o prato principal, quando os convidados estão relaxados e sociáveis.

O anúncio não precisa de ser longo. "O vosso fotógrafo tem estado a captar a noite de hoje. Leiam qualquer código QR no recinto para encontrar as vossas fotografias instantaneamente." São 15 segundos ao microfone e podem triplicar a sua taxa de leitura.

Um segundo anúncio perto do final do evento serve de lembrete. "Antes de saírem esta noite, leiam um código QR para levarem as vossas fotografias convosco." Isto cria urgência sem pressão.

Elimine Cada Passo Desnecessário

Cada passo adicional entre a leitura do código QR e a transferência da fotografia custa-lhe convidados. A investigação do Baymard Institute sobre experiências digitais mostra que cada passo extra num processo aumenta o abandono em cerca de 10 a 15%.

O fluxo ideal são três passos. Ler. Selfie. Ver as suas fotografias. Qualquer coisa para além disso perde pessoas.

Reveja o seu processo atual de entrega de fotografias e conte os passos com honestidade. O convidado precisa de criar uma conta? Esse é um passo que perderá 40% dos visitantes. Precisam de introduzir um endereço de email antes de ver as fotografias? Outro ponto de abandono. Precisam de percorrer milhares de fotografias para se encontrarem? A maioria desistirá após 30 segundos.

O reconhecimento facial resolve inteiramente o problema da descoberta. Em vez de navegar por centenas de fotografias, o convidado tira uma selfie rápida e o sistema mostra-lhe apenas as fotografias em que aparece. O tempo desde a leitura até ver o próprio rosto desce de minutos para segundos.

Se quiser compreender como funciona a tecnologia por detrás disto, leia a nossa explicação de como o reconhecimento facial encontra as suas fotografias de eventos.

Aplique a Marca à Galeria para Construir Confiança

Quando um convidado lê o seu código QR, a página onde aterra deve parecer pertencer ao seu evento. Não a uma solução tecnológica genérica. Não a um modelo de stock.

As galerias personalizadas com marca aumentam a confiança e reduzem as taxas de rejeição. Quando os convidados veem o logótipo do seu evento, o seu esquema de cores e o nome do seu evento no topo da página, sabem que estão no sítio certo. Quando aterram numa página genérica sem marca e sem identidade visual, instala-se a hesitação.

No mínimo, defina a cor principal do seu evento, carregue o seu logótipo e adicione uma fotografia de capa. Estes três elementos transformam uma galeria genérica em algo que parece intencional e profissional.

As galerias com marca criam também um benefício secundário. Quando os convidados partilham as suas fotografias nas redes sociais, a marca de água ou a sobreposição de marca leva a identidade do seu evento para as suas redes. Cada fotografia partilhada torna-se uma peça subtil de marketing pós-evento.

Envie o Seguimento no Prazo de Duas Horas

O email pós-evento continua a ser importante. Mas a janela temporal é mais estreita do que a maioria dos organizadores imagina.

Envie o seguimento no prazo de duas horas após o final do evento. Não na manhã seguinte. Não dois dias depois. Duas horas.

Porquê? Porque os convidados ainda estão a falar do evento. Estão na viagem de carro para casa, no comboio ou na festa de depois. O evento ainda é a coisa mais interessante que aconteceu hoje. O seu email aterra num contexto em que eles realmente querem ver essas fotografias.

O próprio email deve ser curto. Uma frase de agradecimento. Uma frase sobre as fotografias. Um botão que vai diretamente para a galeria. Sem conteúdo de newsletter. Sem mensagens de patrocinadores. Sem link de inquérito. Apenas as fotografias.

Exemplos de linhas de assunto que funcionam: "As suas fotografias de [Nome do Evento] estão prontas" ou "Fotografias de [Nome do Evento]: encontre-se". Evite linhas de assunto vagas como "Obrigado por participar", porque sinalizam um seguimento genérico que os convidados foram treinados a ignorar.

Use a Prova Social Durante o Evento

Quando um convidado lê o código QR e encontra as suas fotografias, as pessoas ao lado reparam. Este é o impulsionador de envolvimento mais poderoso que tem, e não custa nada.

Incentive o envolvimento precoce informando a sua equipa do evento. Peça à equipa de registo para mencionar a funcionalidade fotográfica ao entregar os crachás. Peça ao apresentador para demonstrar uma leitura ao vivo no palco, se o formato do evento o permitir. Peça ao seu fotógrafo para a mencionar casualmente ao fotografar grupos.

Pode também criar uma zona de "momento fotográfico". Uma área bem iluminada com a marca do seu evento onde os convidados naturalmente queiram tirar fotografias. Coloque aí um código QR proeminente. A combinação de boa iluminação e acesso fácil torna este o local de maior conversão em qualquer evento.

A prova social acumula-se ao longo do evento. Na hora final, verá grupos de convidados a ler em conjunto, a mostrar uns aos outros as suas fotografias e a partilhá-las na hora.

Meça o Que Funciona

Não pode melhorar o que não mede. Após cada evento, reveja as suas métricas de envolvimento fotográfico.

Os números que importam são a taxa de leitura (que percentagem de participantes leu o código QR), a taxa de correspondência (que percentagem de leituras resultou em fotografias encontradas) e a taxa de transferência (que percentagem de convidados correspondidos transferiu pelo menos uma fotografia).

Uma referência saudável para a taxa de leitura é 30 a 50% do total de participantes. Se estiver abaixo de 20%, a colocação do seu código QR ou a sua estratégia de anúncio precisam de trabalho. Se a sua taxa de leitura for alta mas a taxa de correspondência for baixa, a cobertura fotográfica pode ter falhas. Se tanto a taxa de leitura como a de correspondência forem altas mas as transferências forem baixas, a experiência da galeria tem demasiado atrito.

Acompanhe estes números ao longo dos eventos e verá padrões claros. Talvez as suas conferências superem consistentemente os seus jantares de networking. Talvez os eventos da tarde tenham maior envolvimento do que os da noite. Estes padrões dizem-lhe exatamente onde concentrar os seus esforços.

Para uma análise mais aprofundada do que acompanhar e porquê, veja o nosso guia de análises de fotografias de eventos.

O Efeito Cumulativo de Uma Boa Entrega de Fotografias

Quando os convidados têm uma ótima experiência fotográfica no seu evento, acontecem três coisas.

Primeiro, partilham essas fotografias. Cada fotografia partilhada é marketing gratuito para o seu próximo evento. O story médio do Instagram é visto por 100 a 200 pessoas. Multiplique isso por 50 convidados a partilhar as suas fotografias do evento e o seu alcance estende-se muito para além da sala.

Segundo, recordam a experiência. Uma fotografia no rolo de câmara de alguém é um lembrete permanente de que o seu evento valeu a pena. Quando chegar a próxima edição, essa fotografia faz o seu marketing por si.

Terceiro, esperam-na no próximo evento. Depois de alguém experimentar a entrega instantânea de fotografias, o velho método de esperar dias por um link do Dropbox parece avariado. Elevou a fasquia, e essa fasquia elevada torna-se uma vantagem competitiva para cada evento futuro que realizar.

O investimento em acertar no envolvimento fotográfico dá frutos muito depois de o evento terminar.

Perguntas Frequentes

P: Qual é uma boa taxa de transferência de fotografias para eventos?

Uma taxa de transferência de 25 a 40% dos convidados correspondidos é considerada forte. Isto significa que, de cada 100 convidados que encontram as suas fotografias por reconhecimento facial, 25 a 40 transferem pelo menos uma. Se a sua taxa estiver abaixo de 15%, concentre-se em reduzir o atrito no processo de transferência e em melhorar a qualidade das fotografias.

P: Quantos códigos QR devo colocar no meu evento?

Para eventos com menos de 200 convidados, três a cinco códigos QR colocados em pontos de pausa-chave são suficientes. Para eventos com mais de 500 convidados, procure um código QR por zona ou área, mais códigos adicionais em locais de grande tráfego como bares e estações de comida. Mais códigos significa mais oportunidades de os convidados descobrirem a funcionalidade.

P: Devo exigir que os convidados criem uma conta para ver as suas fotografias?

Não. Qualquer exigência de registo antes de ver as fotografias reduzirá significativamente o envolvimento. O fluxo ideal permite aos convidados ler um código QR, tirar uma selfie para a correspondência facial e ver as suas fotografias sem introduzir qualquer informação pessoal. Pode oferecer a criação de conta opcional depois de já terem visto as suas fotografias, quando a motivação está no auge.

P: Qual é a melhor altura para anunciar as fotografias do evento aos convidados?

Anuncie durante uma pausa natural no programa do evento, quando a energia está alta. Para conferências, entre sessões. Para jantares, após o prato principal. Para festivais, entre atuações. Faça o seguimento com um segundo anúncio 30 minutos antes de o evento terminar. O email pós-evento deve sair no prazo de duas horas após o encerramento.

Micael

Fundador da TIME&SPACE