Entrega de Fotografias em Eventos Universitários e Académicos

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

As universidades fazem mais eventos por ano do que quase qualquer organização e entregam fotografias pior do que quase todas, sobretudo porque a equipa muda toda em junho.

Entrega de Fotografias em Eventos Universitários e Académicos

Em resumo: A parte difícil não é nenhum evento em concreto, é que as pessoas que os organizam mudam por completo todos os anos. O que montar tem de sobreviver a uma comissão que nunca conheceu a anterior.

Uma universidade faz um número extraordinário de eventos. Semana de receção, noites de núcleo, jogos, bailes, conferências, entrega de diplomas, dias abertos. Mais eventos por ano do que a maioria dos festivais, espalhados por dezenas de equipas pequenas.

As fotografias costumam ser tiradas. Raramente são bem entregues, e as razões são estruturais e não culpa de ninguém.

O problema da rotatividade

A comissão que organizou o baile do ano passado já se formou. A nova herda uma página de Facebook onde não consegue entrar, uma Google Drive de alguém que saiu, e nenhuma ideia de onde foram parar as fotografias do ano anterior.

Esta é a limitação que define tudo. Qualquer sistema que dependa de memória institucional falha em doze meses, porque não existe memória institucional.

O que sobrevive à mudança:

• Contas da instituição e não de uma pessoa. Um email do núcleo em vez do email pessoal de um estudante.
• Um sítio documentado para onde as coisas vão. Escrito onde a próxima comissão o vá receber de facto.
• Um processo curto o suficiente para explicar numa mensagem. Se a passagem de testemunho levar uma hora de explicação, não vai acontecer.

O consentimento não é mais simples por serem estudantes

Há tendência para tratar os eventos académicos como informais. As obrigações são as mesmas.

Duas coisas tornam isto mais exigente e não menos. Alguns participantes são menores de dezoito anos, sobretudo em dias abertos e receções, o que muda o que pode fazer. E os estudantes são uma população que, com toda a razão, vai preocupar-se daqui a cinco anos com o que é publicamente encontrável do primeiro ano deles.

A posição prática: manter as galerias não listadas em vez de indexadas publicamente, salvo razão concreta, obter consentimento explícito para tratamento facial em separado do aviso geral de fotografia, e tornar a remoção genuinamente fácil. O guia de RGPD para organizadores trata da forma disto.

A entrega de diplomas é outro trabalho

Tudo o que está acima assume um evento social. A entrega de diplomas não é um.

As fotografias contam mais, para mais gente, durante mais tempo. Famílias que não estiveram presentes querem-nas. Vão ser vistas daqui a vinte anos. Fazê-las bem merece outro nível de cuidado que uma noite de núcleo.

A diferença prática está em conseguir encontrar. Uma galeria de três mil fotografias onde as famílias não localizam a sua pessoa é uma falha, por muito boa que tenha sido a fotografia. Os detalhes estão em entrega de fotografias de finalistas em escolas.

O que funciona ao longo do ano

Um sistema para todos os núcleos e não um por núcleo. Quinze comissões a escolher cada uma a sua abordagem produzem quinze Drives mortas. Uma via única fornecida pela associação ou pela instituição sobrevive.

Entregue durante o evento sempre que possível. Os estudantes partilham de imediato ou não partilham. Fotografias que chegam quinta-feira de um evento de sábado perderam a janela inteira.

Assuma telemóveis e mau wifi. Os espaços de campus são caves e pavilhões. Seja qual for o mecanismo de entrega, tem de funcionar com má ligação.

Mantenha a morada estável. O mesmo link funciona no ano seguinte para a comissão seguinte, que é a maior vantagem disponível numa passagem de testemunho.

A versão curta

O problema não é fotografia, é continuidade. Construa para uma equipa que muda todos os anos: contas da instituição, uma via em vez de quinze, um processo que caiba numa mensagem, e uma morada estável. Depois trate a entrega de diplomas como um trabalho separado e mais sério do que tudo o resto no calendário.

Micael

Fundador da TIME&SPACE