Como a TIME&SPACE Entregou Fotografias a 12.000 Convidados do Medicine Festival

Micael

TIME&SPACE · Histórias

Como a TIME&SPACE usou o reconhecimento facial para corresponder 47.000 fotografias a 12.000 convidados de festival em menos de 24 horas, com uma taxa de leitura de 61% e zero organização manual.

Quando o Medicine Festival contratou a TIME&SPACE para gerir a entrega de fotografias, o briefing era claro: 12.000 convidados, três dias, vários palcos e o requisito rígido de que cada participante tivesse uma hipótese realista de encontrar as suas próprias fotografias. Foi assim que o fizemos, o que aconteceu quando escalámos e qual foi o aspeto dos números.

O Briefing: Escala Sem Compromissos

O Medicine Festival é um dos eventos de música independente mais antigos de Portugal. Ao longo dos seus três dias na Quinta do Casal da Couce, na Figueira da Foz, acolhe 12.000 convidados por dia em quatro palcos, com uma equipa de fotografia de sete fotógrafos a produzir entre 14.000 e 18.000 imagens por dia.

O requisito do organizador era específico. Não um link de galeria partilhada. Não um fluxo de identificação manual. Cada convidado deveria conseguir encontrar as suas próprias fotografias rapidamente, sem atrito e sem precisar de transferir uma aplicação ou de uma conta.

A escolha recaiu sobre a TIME&SPACE.

A Configuração: Três Dias, Quatro Palcos, Sete Fotógrafos

Configuração pré-evento (48 horas antes da abertura das portas):

O evento foi criado na TIME&SPACE com as definições do plano PRO: capacidade para até 15.000 convidados, armazenamento ilimitado de fotografias, janela de acesso de 365 dias e Event Branding completo com as cores e o logótipo do Medicine Festival aplicados a todas as páginas voltadas para o convidado.

Os códigos QR foram gerados em três formatos: cartazes A3 para as barreiras de palco e filas das casas de banho, panfletos A5 para a distribuição de pulseiras e cartões de mesa para a área de comida da aldeia do festival. No total, foram colocados 340 pontos de acesso QR impressos por todo o recinto.

Integração dos fotógrafos:

Cada um dos sete fotógrafos recebeu um briefing que cobria os intervalos de carregamento (a cada 45 minutos a partir da sua estação de carregamento dedicada), os requisitos de formato de ficheiro (HEIC e JPEG ambos aceites) e a hierarquia de prioridades para a sequência de carregamento, fotografias de multidão em grande plano antes de fotografias de palco em plano aberto, porque a precisão da correspondência facial está correlacionada com o tamanho do rosto no enquadramento.

Dia Um: O Primeiro Pico

As portas abriram às 14:00. Às 15:30, o primeiro lote de 847 fotografias tinha sido carregado pelo fotógrafo do palco principal. O reconhecimento facial indexou todas as 847 imagens em 2 minutos e 14 segundos.

A primeira leitura de um convidado aconteceu às 15:48. Às 17:00, 1.840 convidados tinham lido. A taxa de correspondência desse primeiro lote foi de 43 por cento, mais baixa do que o habitual porque as fotografias eram planos abertos de multidão do início da tarde, antes de a multidão encher.

À meia-noite, o total de carregamentos do Dia Um situava-se em 14.300 fotografias. Total de leituras: 7.200. Taxa de correspondência: 58%. Total de convidados únicos que encontraram pelo menos uma fotografia de si próprios: 4.162.

O pico de infraestrutura aconteceu às 23:15, sessenta minutos depois de o cabeça de cartaz do palco principal terminar. 3.400 convidados leram na janela de quarenta e cinco minutos após o concerto. O serviço de rostos da Railway geriu o processamento concorrente através de dois workers paralelos. A pesquisa pgvector da Supabase devolveu resultados em menos de 600 milissegundos no pico de carga.

Zero indisponibilidade. Zero tempos esgotados.

Dia Dois: A Otimização

Com base nos dados do Dia Um, foram feitos três ajustes:

1. A prioridade de carregamento mudou: foi pedido aos fotógrafos para priorizarem o carregamento de qualquer sessão com uma grande proporção de grandes planos (crowd surfing, barreira de palco, momentos íntimos) antes dos planos abertos. O tamanho médio do rosto no enquadramento aumentou, o que melhorou as pontuações de confiança da correspondência.

2. Foi colocado um ponto QR adicional na saída do anfiteatro, onde o tempo de permanência pós-concerto era elevado e o uso de telemóvel era previsivelmente alto.

3. O fluxo de recorrespondência correu durante a noite: 2.100 selfies de convidados que não encontraram correspondências no Dia Um foram reverificadas contra as novas fotografias do Dia Dois. 847 delas foram correspondidas retroativamente e receberam uma notificação por email.

Métricas do Dia Dois: 16.100 fotografias carregadas, 8.800 leituras, taxa de correspondência de 62%, 5.460 convidados únicos com pelo menos uma fotografia correspondida.

Dia Três e Números Finais

Totais completos do evento:

| Métrica | Resultado | |---|---| | Total de fotografias carregadas | 47.200 | | Total de leituras de convidados | 26.800 | | Taxa de leitura (leituras / presenças) | 61% | | Taxa de correspondência geral | 59% | | Convidados únicos com fotografias correspondidas | 15.800 | | Média de fotografias por convidado correspondido | 3,2 | | Total de transferências de fotografias | 31.400 | | Transferências de fotografias com marca de água de patrocinador | 31.400 | | Pico de leituras concorrentes (por minuto) | 380 | | Tempo médio de resposta do reconhecimento facial | 480ms | | Indisponibilidade do sistema | 0 minutos |

O Que Significa Uma Taxa de Leitura de 61% na Prática

Referência da indústria para um link de galeria online sem entrega ativa: 2 a 4 por cento dos participantes acedem às suas fotografias.

Para um evento que usa um código QR básico com uma galeria manual por trás: 12 a 20 por cento, consoante a qualidade da sinalética.

Para a TIME&SPACE com entrega por reconhecimento facial no Medicine Festival: 61 por cento.

Essa diferença não é uma afirmação de marketing. É uma função do produto. Um convidado que lê, tira uma selfie e vê o próprio rosto numa fotografia tirada por um fotógrafo profissional no momento em que estava mais vivo no evento tem uma experiência fundamentalmente diferente de um convidado que recebe um link de galeria e desiste após cinco minutos a percorrer.

Os 61 por cento que leram geraram 31.400 transferências. Cada uma dessas transferências levava a marca do festival e a marca de água do logótipo do patrocinador.

O Resultado para o Patrocinador

O principal patrocinador do festival recebeu um relatório pós-evento que mostrava:

• 31.400 transferências com marca distribuídas por 15.800 convidados únicos
• Uma estimativa de 94.200 impressões nas redes sociais (assumindo 3x de amplificação por transferência)
• Um custo por impressão de 0,031 EUR com base no custo do pacote de patrocínio

O patrocinador renovou o seu pacote para o ano seguinte e aumentou o orçamento em 40 por cento.

O Que Faríamos de Forma Diferente

Duas coisas.

Primeiro, o fluxo de recorrespondência noturno correu como um acionamento manual. Deveria ser automatizado para correr a uma hora configurável (agora fazemo-lo, o cron notify-complete dispara automaticamente). Os convidados que leram no Dia Um sem correspondências esperaram até à manhã do Dia Dois para receber a sua notificação de correspondência retroativa. Idealmente, essa janela seria inferior a duas horas.

Segundo, a colocação do código QR na barreira do palco principal estava demasiado alta. Vários convidados relataram não a ter visto porque a sua linha de visão estava bloqueada pela multidão. Uma colocação mais baixa, à altura da anca na barreira, virada para fora, teria aumentado a conversão de leitura desse ponto de contacto específico.

Começar o Seu Próprio Evento

Se é um organizador de eventos a olhar para isto e a perguntar-se se os números se mantêm para a dimensão do seu evento, a resposta é: escalam em ambas as direções. A infraestrutura que processou 3.400 leituras concorrentes no Medicine Festival é a mesma infraestrutura que serve um jantar empresarial de 200 pessoas.

A diferença é o custo, e não a capacidade. O Medicine Festival correu no plano PRO a 888 EUR. Um evento de 500 convidados corre no STARTER a 188 EUR.

Veja os planos e preços da TIME&SPACE para encontrar o nível que se adequa ao seu evento.

Perguntas Frequentes

P: Qual é a taxa de correspondência típica para a entrega de fotografias com reconhecimento facial em festivais?

Em eventos onde a TIME&SPACE foi implementada com boa cobertura fotográfica, as taxas de correspondência variam entre 52 e 68 por cento de todos os convidados que leem. A taxa de correspondência depende da proporção de grandes planos na biblioteca de fotografias, os eventos com mais fotografia espontânea ao nível da multidão superam consistentemente os eventos onde a maioria das fotografias é tirada de palco ou à distância.

P: O que acontece se um convidado ler mas nenhuma das suas fotografias ainda estiver carregada?

Os dados da sua selfie são armazenados em segurança. Quando novas fotografias são carregadas para o evento, o sistema reverifica automaticamente as selfies sem correspondência contra o novo lote. Se for encontrada uma correspondência, o convidado recebe uma notificação por email com um link para a sua galeria. Este fluxo de recorrespondência corre continuamente ao longo do evento.

P: A TIME&SPACE consegue gerir um pico de milhares de leituras numa janela curta?

Sim. A TIME&SPACE foi concebida para picos de tráfego pós-cabeça de cartaz, que são os eventos de alta carga mais previsíveis na fotografia de festivais. O serviço de rostos da Railway corre com vários workers paralelos e escala para gerir o processamento concorrente. Durante o Medicine Festival, a TIME&SPACE sustentou 380 leituras por minuto no pico sem degradação.

P: Como são os logótipos de patrocinadores aplicados às fotografias transferidas?

Os logótipos de patrocinadores são aplicados como marca de água no momento da transferência, e não incorporados na fotografia armazenada. A posição da marca de água, o tamanho e o ficheiro do logótipo são configurados por evento no painel de definições. Os convidados podem ver a divulgação da marca de água antes de transferir.

P: O que inclui o relatório de análises pós-evento?

O painel de análises mostra o total de leituras, a taxa de correspondência, a contagem de transferências, as transferências por dia e hora, as contagens de convidados únicos e as estimativas de impressões de patrocinadores. Os organizadores de eventos podem exportar um resumo em PDF para o relatório de patrocínio.

Leitura Relacionada

• Operação e entrega de fotografias de festivais: logística e equipa para fotografia de festivais de grande escala
• Como configurar a entrega de fotografias no seu evento: configuração completa da TIME&SPACE para o seu primeiro evento
• Análises de fotografias de eventos: como medir taxas de leitura, taxas de correspondência e transferências
• Planos da TIME&SPACE para festivais: preços para eventos de 500 a 15.000 convidados

Micael

Fundador da TIME&SPACE