Quanto Tempo Devem as Fotografias do Evento Ficar Online?

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Quase nenhum organizador decide isto de propósito, por isso a resposta acaba por ser o que a ferramenta trouxer por omissão. Vale a pena escolher e dizer aos convidados.

Quanto Tempo Devem as Fotografias do Evento Ficar Online?

Em resumo: Os convidados recolhem fotografias em duas vagas, uma na primeira semana e outra meses depois, quando alguma coisa lhes lembra. Uma galeria que fecha ao fim de trinta dias serve a primeira vaga e falha em silêncio a segunda. Escolha uma janela, publique-a e cumpra-a.

Quase ninguém decide isto de propósito. A galeria vai para o ar, o evento acaba, e a data de expiração é a que a ferramenta trouxe por omissão. Depois um convidado volta nove meses mais tarde, encontra um link morto e escreve-lhe a perguntar porquê.

Os convidados não recolhem fotografias uma única vez

A intuição é que toda a gente descarrega nas primeiras 48 horas. Em parte é verdade. Há um pico claro logo a seguir ao evento, enquanto ainda se fala nele.

O que o pico esconde é a cauda longa. Alguém muda a fotografia de perfil. Um casal faz anos de casado. Uma equipa monta uma retrospetiva do ano. Um convidado precisa de uma fotografia sua numa conferência e lembra-se de que existia uma. Estas visitas estão espalhadas por meses e, somadas, não são um detalhe.

Se a sua galeria expira aos trinta dias, cada uma destas visitas transforma-se num link partido e num bocadinho de boa vontade perdido.

Porque é que a janela não é "para sempre"

O instinto contrário, guardar tudo indefinidamente, é pior do que parece.

Fotografias de pessoas identificáveis são dados pessoais. Os dados de pesquisa facial são uma categoria ainda mais exigente. Guardá-los sem prazo é difícil de justificar a um convidado que pergunte porquê, e significa que o seu armazenamento e as suas obrigações crescem a cada evento e nunca diminuem.

Há também um ponto prático. Uma galeria que ninguém visita há dois anos não está a servir convidados. É apenas uma responsabilidade com uma fatura de alojamento agarrada.

Uma janela que funciona mesmo

Um ano é a definição que sobrevive ao contacto com a realidade. Cobre a corrida inicial, cobre o aniversário, cobre a pessoa que em março se lembrou de uma coisa que aconteceu em setembro. Dá-lhe uma resposta defensável quando alguém pergunta quanto tempo guarda as fotografias, e dá-lhe um fim.

Na TIME&SPACE a galeria fica ativa durante um ano a contar do evento, em todos os planos. Isso não foi escolhido para ser generoso. Foi escolhido por ser a janela mais curta que não falha aos convidados de forma sistemática.

Os dados da pesquisa facial comportam-se de outra maneira, e ainda bem. Uma selfie usada para encontrar as suas fotografias não tem razão para ficar guardada depois de a pesquisa estar feita, por isso é apagada num prazo muito mais curto do que as fotografias. Dados diferentes, finalidade diferente, retenção diferente. Vale a pena perceber esta distinção antes de escrever seja o que for sobre ela, e o guia de RGPD para organizadores trata disso a sério.

Diga o número aos convidados

Seja qual for a sua escolha, diga-a em voz alta, no sítio onde os convidados olham de facto. Na página da galeria, no email pós-evento, no cartaz com o QR se houver espaço.

Por duas razões. Define expectativas, portanto quem quiser descarregar com calma sabe que tem tempo. E elimina a pior versão deste problema, que é o convidado descobrir o prazo por o ter falhado.

Um prazo publicado é uma política. Um prazo não publicado é uma surpresa, e surpresas sobre as fotografias do casamento de alguém não costumam correr bem.

Antes de a janela fechar

Se vai mesmo fechar a galeria, avise primeiro. Um único email umas semanas antes, com o link, converte um número surpreendente de pessoas que tencionavam descarregar e nunca chegaram a fazê-lo.

Também dá a quem queria uma cópia uma última oportunidade clara, o que conta mais do que parece se o evento foi uma ocasião de família, uma despedida ou qualquer coisa que não se vai repetir.

A versão curta

Decida a janela em vez de a herdar. Um ano é um valor sensato porque acompanha o comportamento real dos convidados. Publique o número onde eles o vejam, avise antes de fechar, e mantenha os dados de pesquisa facial num prazo muito mais curto do que as fotografias.

Se quiser a sequência pós-evento toda por ordem, a checklist de entrega de fotografias cobre o que acontece entre o último disparo e a última descarga.

Micael

Fundador da TIME&SPACE