Quantos Fotógrafos Precisa Mesmo o Seu Evento?

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

A resposta honesta depende de quantos sítios podem ter coisas a acontecer ao mesmo tempo, não do número de convidados. O número de pessoas é a base errada para orçamentar.

Quantos Fotógrafos Precisa Mesmo o Seu Evento?

Em resumo: Conte os sítios onde podem acontecer coisas em simultâneo, não as pessoas. Um evento de 300 pessoas num só piso precisa de menos fotógrafos do que um de 150 espalhado por três salas e um terraço.

A pergunta chega quase sempre como uma linha de orçamento, formulada como um rácio. Um fotógrafo por cada cem convidados, ou coisa parecida. É uma regra arrumada e dá o número errado mais vezes do que acerta.

O número de convidados prevê mal

Uma sala única com 400 pessoas é trabalho para um fotógrafo. Ele vê o espaço todo, sabe onde está a energia, e nada de importante acontece fora do seu campo de visão.

Pegue nessas mesmas 400 pessoas e espalhe-as por um palco principal, uma sala de workshop, um jantar e uma zona exterior, e um fotógrafo passa a adivinhar. Seja o que for que escolha fotografar, outras três coisas aconteceram noutro sítio ao mesmo tempo.

O número contra o qual está mesmo a orçamentar é a simultaneidade. Quantas coisas podem estar a acontecer ao mesmo tempo sem que lhe agrade ficar sem fotografia nenhuma delas?

Faça a lista e depois conte

Percorra o alinhamento do dia e escreva todos os momentos em que duas coisas se sobrepõem no tempo e estão separadas no espaço.

Uma conferência: keynote e zona de patrocinadores. Um casamento: os noivos e a chegada dos convidados. Um festival: dois palcos com horários sobrepostos. Um dia corporativo: a entrega de prémios e a sala a reagir.

Essa lista é a sua resposta. Se houver três sobreposições reais no pico do dia, um fotógrafo vai falhar duas, sempre, por muito bom que seja e por muito depressa que ande.

Onde o segundo fotógrafo se paga

O primeiro cobre aquilo que lhe custaria perder. O segundo não é um luxo, muda o que é possível:

• Dois ângulos sobre o mesmo momento, que é a diferença entre um registo e uma história
• Plano aberto e plano fechado ao mesmo tempo, sem ninguém a correr
• Cobertura a continuar enquanto um deles come, que é uma limitação real num dia de doze horas
• Alguém nos convidados enquanto outra pessoa está no programa

Esta última é a que mais conta para a entrega de fotografias. As fotografias do programa vão para o resumo. As fotografias dos convidados são as que os convidados vêm procurar. Um evento coberto todo a partir do palco produz uma galeria bonita onde a maior parte das pessoas não aparece, e os números de descarga mostram isso.

O pico, não a média

Dimensionar pela média do dia é como os eventos acabam com pessoal a menos. A maioria dos dias tem um pico claro, normalmente noventa minutos algures a meio, com a sala cheia e várias coisas a acontecer juntas.

Dimensione para o pico. Aceite que há folga nas pontas. Um fotógrafo parado às 15:00 custa menos do que a fotografia que ninguém tirou às 20:30.

Quando mais não é melhor

Existe um teto real. A partir de certo ponto, mais fotógrafos deixam de acrescentar cobertura e começam a acrescentar repetição, três versões do mesmo enquadramento a partir de posições ligeiramente diferentes, mais uma edição mais pesada e uma entrega mais lenta.

A solução não é menos gente, é atribuições mais claras. Dê a cada fotógrafo uma zona ou uma linha em vez de uma instrução genérica para cobrir o evento, e a sobreposição cai logo. O artigo sobre como fazer o briefing ao fotógrafo explica como pôr isso por escrito de forma a sobreviver ao barulho do dia.

Um ponto de partida

Não é uma regra, é um sítio por onde começar, e depois ajusta-se contra a sua lista de sobreposições:

• Um espaço, um programa: um fotógrafo
• Dois espaços, ou um espaço com forte componente de convidados: dois
• Várias salas, várias linhas, ou algo que passe das oito horas: dois no mínimo, com um terceiro no pico
• Festival com vários palcos: um por palco no pico, mais um a circular pelo público

Depois confirme contra a lista que escreveu. Se um momento dessa lista não tiver ninguém atribuído à hora a que acontece, já tem a resposta, e não é uma questão de opinião.

A versão curta

Orçamente pela simultaneidade e não pelo número de pessoas. Escreva todas as sobreposições, dimensione para o pico e não para a média, e garanta que pelo menos uma pessoa está apontada aos convidados e não ao programa. Se está a organizar algo espalhado por um recinto ao longo de vários dias, a logística de fotografia em eventos de vários dias mostra como esta conta muda quando o evento não acaba à meia-noite.

Micael

Fundador da TIME&SPACE