O Que Tem de Estar num Contrato de Fotografia de Eventos

Micael

TIME&SPACE · Fotógrafos

Quase nenhum diferendo entre fotógrafos e organizadores é sobre dinheiro. É sobre alguma coisa que os dois lados assumiram e nenhum escreveu.

O Que Tem de Estar num Contrato de Fotografia de Eventos

Em resumo: A discussão quase nunca é sobre o valor. É sobre quantas fotografias foram prometidas, quem as pode publicar, e o que acontece quando o evento se prolonga três horas. Um contrato é apenas isso, escrito antes de alguém ficar aborrecido.

Os fotógrafos de eventos que trabalham sem acordo escrito costumam safar-se, até ao dia em que não se safam. A falha raramente é dramática. É um cliente à espera de seiscentas imagens quando planeou entregar duzentas, ou uma marca a usar as suas imagens numa campanha paga um ano depois, ou um evento que se estica e um valor que não.

Nada disto precisa de um advogado para ser evitado. Precisa de um documento que diga aquilo que os dois lados já julgam ter combinado.

O âmbito, em números

É no âmbito vago que quase tudo começa a correr mal, porque ambos os lados o leem com otimismo e em direções opostas.

Horas de cobertura, com início e fim definidos. Não "o evento". Os eventos prolongam-se.

O que acontece para além dessas horas. Um valor/hora extra acordado à partida transforma uma conversa desconfortável à meia-noite numa linha de fatura. Sem ele, ou trabalha de graça ou recusa à frente dos convidados do cliente.

Quantas imagens editadas, aproximadamente. Um intervalo serve e é mais honesto do que um número exato. O que importa é que "algumas centenas" não se cruze com um cliente que estava a imaginar mil.

Data de entrega. Diga uma data real e cumpra-a antes do prazo. Quantas fotografias entregar explica o que é um número sensato.

Quem mais está a fotografar. Se está incluído um segundo fotógrafo, diga-o e diga quem o paga.

Direitos, que é a cláusula que interessa mesmo

É esta a parte que a maioria dos modelos trata mal, e a que tem consequências mais duradouras.

A propriedade das fotografias continua a ser sua a menos que a ceda expressamente. O que o cliente compra é uma licença, e a licença deve dizer três coisas: para que pode usar as imagens, durante quanto tempo, e onde.

As formas mais comuns:

• Uso interno e redes sociais. O cliente publica, faz um resumo, usa nos seus próprios canais. Cobre a maioria dos eventos.
• Uso em marketing. As imagens aparecem em publicidade paga, numa página de vendas, num stand de feira. Vale mais e deve ser cobrado em conformidade.
• Cessão total. Rara, cara, e nunca deve acontecer por distração dentro de um pacote normal.

Diga com clareza se o cliente pode passar os ficheiros a patrocinadores, parceiros ou imprensa, porque a resposta que ele assume é sim. Se quer que isso seja uma conversa à parte, escreva-o. Fazer chegar as fotografias à imprensa explica como essa distribuição deve funcionar quando é acordada.

Reserve também o direito de usar o trabalho no seu portefólio. Alguns clientes empresariais retiram esta cláusula por razões de confidencialidade, o que é legítimo, mas convém saber antes do evento e não depois de ter construído um caso de estudo à volta dele. O guia de direitos de autor explica onde a propriedade fica por defeito.

A mecânica do dinheiro

Um sinal que seja mesmo não reembolsável. É a única coisa que dá significado a uma data reservada.

Um calendário de pagamentos com datas. Sinal na reserva, restante na entrega, é a versão mais simples que funciona.

Quanto custa um cancelamento, numa escala. Um cliente que cancela com três meses de antecedência e outro que cancela na véspera não são o mesmo caso, e o contrato não os deve tratar como tal. O guia de preços para fotógrafos ajuda a definir os números de base.

Despesas, discriminadas. Deslocação, estacionamento, alojamento, segundo fotógrafo. Tudo o que não estiver listado será assumido como incluído.

As cláusulas que se saltam e depois fazem falta

Doença e substituição. Se não puder trabalhar, envia um substituto de nível equivalente, devolve o valor, ou ambos. Decidir isto doente é pior do que decidir agora. O plano de contingência trata da parte operacional.

Força maior. Já não é uma hipótese teórica.

Condições de que precisa para trabalhar. Horários de acesso, um sítio para guardar o equipamento, autorização para usar flash, acesso a zonas restritas. Um contrato que promete fotografias de uma cerimónia de onde não o deixam aproximar-se é um contrato que não consegue cumprir.

Consentimento dos convidados e de quem é a responsabilidade. Normalmente é o organizador que trata da sinalética e dos avisos, e deve ficar escrito. Isto pesa ainda mais quando há pesquisa facial, porque indexar rostos é um tratamento diferente de tirar fotografias. O guia RGPD para organizadores explica a forma disto.

Durante quanto tempo guarda o arquivo. Diga seis meses, ou um ano, ou o que realmente faz, e cumpra. Os clientes pedem segundas entregas surpreendentemente tarde.

Seguro. Confirme se o recinto exige seguro de responsabilidade civil, porque muitos exigem e pedem a apólice antes de o deixarem entrar. O guia de seguros cobre o que costuma ser preciso.

Curto o suficiente para ser lido

Um contrato de cinco páginas que ninguém lê protege-o menos do que duas páginas que os dois lados perceberam mesmo. Escreva em linguagem simples, ponha os números numa tabela no início, e peça a um advogado que reveja o seu modelo uma vez, em vez de a cada reserva.

Depois use sempre o mesmo modelo. O valor está em ser rotina, não em ser engenhoso.

Micael

Fundador da TIME&SPACE