Quando o Fotógrafo Cancela: Plano de Contingência para Fotografia de Eventos

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Uma máquina avaria, um cartão falha, alguém acorda doente na manhã do evento. Nada disto é improvável. A diferença entre um dia mau e um arquivo perdido é o plano ter existido antes de o telefone tocar.

Quando o Fotógrafo Cancela: Plano de Contingência para Fotografia de Eventos

Em resumo: Parta do princípio de que uma coisa vai correr mal. Decida com antecedência a quem se liga, o que se corta primeiro, e onde estão os ficheiros em cada momento do dia. Um plano de contingência são quatro decisões escritas, não um documento que ninguém lê.

Quem já organizou eventos suficientes passou por isto. Um fotógrafo doente de manhã. Um corpo que deixa de funcionar uma hora depois de começar. Um cartão que não abre. Chuva que transforma um programa ao ar livre num programa interior sem luz.

Nada disto é raro. Raro é ter decidido o que acontece a seguir antes de acontecer.

Escreva as quatro decisões

Um plano de contingência não precisa de ser longo. Precisa de responder a quatro coisas, e de estar num sítio onde quem está no terreno o consiga ler depressa.

A quem se liga. Um substituto com nome e número de telefone, combinado com antecedência com o seu fotógrafo. Não uma procura geral quando já está atrasado.

O que se corta primeiro. A ordem pela qual a cobertura é sacrificada se ficar com menos gente. Decida isto com calma.

Onde estão os ficheiros em cada momento. Do cartão ao portátil ao carregamento. Cada passagem é um ponto onde o arquivo pode desaparecer.

Quem decide. Um nome. No próprio dia, uma decisão que precisa de três pessoas de acordo é uma decisão que não se toma.

Faça a lista de substitutos antes de precisar dela

O seu fotógrafo tem quase de certeza duas ou três pessoas a quem confiaria um trabalho seu. Peça esses nomes quando assina, não às sete da manhã do dia do evento.

Ponha os nomes e os contactos na folha de produção. Combine o valor à partida, porque negociar um preço sob pressão é a forma de acabar a pagar mal a alguém que não avaliou.

Se o seu evento faz parte de um calendário e não é um caso único, esta lista vale mais do que qualquer contratação isolada. É também a razão pela qual as relações recorrentes com fotógrafos compensam dos dois lados.

Decida a ordem por que corta a cobertura

Se passar de três fotógrafos para dois, ou de dois para um, alguma coisa não vai ser fotografada. Escolher no momento é escolher mal.

Uma ordem por omissão razoável, do que se protege ao que se sacrifica:

Proteja o irrepetível. A cerimónia, o prémio, o discurso, o momento para o qual a coisa existia. Acontece uma vez.

Proteja os convidados. A cobertura espontânea que os convidados vão mesmo procurar. É a parte que mais provavelmente se corta em pânico e é a que determina se a entrega presta. Fotografias de pormenor e do espaço não substituem pessoas.

Corte a montagem e os detalhes. A sala vazia, as mesas postas, a comida. Bom ter, repetível, e ninguém procura por isso.

Corte o segundo ângulo. Duas vistas do mesmo palco é um luxo quando tem um fotógrafo.

Escreva isto por esta ordem no briefing. Assim, um fotógrafo que fique subitamente sozinho sabe o que quer sem lhe ter de telefonar.

Proteja os ficheiros em cada passagem

Uma avaria de equipamento resolve-se. Um cartão perdido não.

Dois slots de cartão, a gravar para os dois. Não negociável em tudo o que for irrepetível. É a linha de maior valor num contrato de fotografia.

Copiar o cartão antes de o voltar a usar. Não mais tarde, não em casa. A regra é que um cartão nunca é formatado enquanto os ficheiros não existirem em dois sítios.

Duas cópias antes de alguém sair do recinto. Portátil e disco externo, ou portátil e um carregamento que terminou. Uma cópia única dentro de uma mochila não é uma cópia de segurança.

A gestão de cartões e backup no local explica o método de trabalho em detalhe.

Tenha plano para a ligação, não só para as máquinas

A falha de que as pessoas se esquecem é a que trava a entrega e não a captação.

O wifi de um recinto colapsa quando chegam algumas centenas de pessoas. Se a sua entrega depende de carregar a partir do local, teste a ligação à mesma hora do dia do evento, e com a sala cheia se conseguir. Caso contrário, planeie carregar noutro sítio e ajuste a expectativa dada aos convidados.

O número a proteger é o tempo até estar no ar, do último disparo até à galeria utilizável. Se a ligação é o risco para esse número, diga-o antes em vez de descobrir com os convidados já à procura. O convidado que procura antes de haver fotografias explica o que a galeria deve dizer entretanto.

Ponha isto no contrato

As partes que vale a pena escrever num acordo em vez de assumir:

Uma cláusula de substituto com nome, para que uma doença não se transforme numa discussão sobre reembolsos. Gravação em dois cartões como requisito. Uma máquina de reserva, transportada ou acessível. Um prazo de entrega declarado e o que acontece se falhar. Quem detém os ficheiros e quando são entregues, tema tratado no guia de direitos de autor em fotografia de eventos.

Nada disto é hostil. Um bom fotógrafo já trabalha assim e não se opõe a que fique escrito. Quem se opõe acabou de lhe dizer alguma coisa útil.

Ensaie o telefonema

A última peça não custa nada. Antes do evento, faça a si próprio uma pergunta: se o meu fotógrafo ligar às sete da manhã a dizer que não pode vir, o que faço nos dez minutos seguintes.

Se conseguir responder numa frase, tem um plano de contingência. Se a resposta começa por "se calhar", ainda não tem.

A versão curta

Peça os nomes dos substitutos quando assina, não no dia. Escreva a ordem por que corta a cobertura para ninguém ter de decidir sob pressão. Duas cópias antes de alguém sair do recinto, e nenhum cartão formatado até lá. Teste a ligação à hora real. Ponha o substituto, os dois cartões e o prazo de entrega no contrato. E ensaie uma vez o telefonema das sete da manhã, que é o plano inteiro em dez segundos.

Micael

Fundador da TIME&SPACE