Credenciacao e Acessos para Fotografos de Eventos

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

A maior parte das fotografias que um evento nunca chega a ter perde-se por falta de acesso, nao por falta de talento. A credenciacao decide o que os fotografos podem ver.

Credenciacao e Acessos para Fotografos de Eventos

Em resumo: Um fotografo so consegue fotografar aquilo a que tem acesso. A credenciacao e o documento que decide isso, e na maior parte dos eventos e escrita por ultimo, por alguem que nunca pegou numa maquina.

Os organizadores passam semanas a escolher um fotografo e cerca de quatro minutos a decidir onde esse fotografo pode circular. Depois olham para a galeria no dia seguinte e perguntam-se porque e que todas as fotografias parecem tiradas dos mesmos tres metros de chao.

O acesso nao e um detalhe administrativo. E a maior condicionante do aspeto final do seu evento.

O que e, na pratica, a credenciacao

A credenciacao e uma resposta escrita a quatro perguntas, que o fotografo transporta consigo e que a sua equipa de seguranca reconhece.

Quem sao. Uma pessoa identificada por nome, associada a um documento, numa lista que a equipa da porta tem mesmo na mao. Nao "o fotografo", nao "alguem da agencia". Nomes.

Onde podem estar. Zonas, em linguagem simples. Frente de casa, bastidores, zonas de producao, catering, a sala onde os patrocinadores estao a ser recebidos. Qualquer zona que nao nomeie sera recusada a porta.

Quando. Montagem, abertura de portas, o momento principal, desmontagem. Uma credencial que so cobre da abertura ao fecho deixa-o sem fotografias de preparacao e sem fotografias do final, que sao muitas vezes as mais uteis para vender a proxima edicao.

O que nao podem fazer. Flash durante uma cerimonia. Ficar numa determinada linha de visao. Fotografar um convidado especifico. Diga-o por escrito, uma vez, em vez de deixar que um diretor de palco improvise a meio de uma atuacao.

A falha esta quase sempre na porta

O padrao repete-se em quase todos os eventos. O organizador tencionava mesmo dar acesso aos bastidores ao fotografo. Ninguem avisou a pessoa que esta na porta dos bastidores.

A seguranca trabalha a partir de uma lista. Se o fotografo nao esta na lista, nao passa, e nenhuma boa vontade recordada de uma conversa de WhatsApp de tres semanas antes muda isso no momento.

Duas coisas resolvem isto, e ambas sao simples:

1. Enviar a lista de credenciacao a seguranca e ao recinto na mesma mensagem, com pelo menos um dia de antecedencia, com as zonas detalhadas por pessoa.
2. Dar aos fotografos um contacto nomeado, contactavel durante o evento, que nao esteja em palco.

Pulseiras, credenciais ao pescoco e coletes

A identificacao fisica importa mais do que a maioria dos organizadores espera, porque e o que se le rapidamente numa sala cheia.

Uma credencial ao pescoco com as zonas marcadas funciona bem em conferencias e eventos corporativos. Pulseiras funcionam onde as pessoas circulam e se movem. Um colete identificado funciona quando quer que convidados e equipa reconhecam o fotografo de imediato, o que e util tambem por razoes de consentimento: um fotografo claramente identificado e mais facil de abordar por um convidado que prefira nao ser fotografado.

Esse ponto liga-se a uma questao mais ampla, abordada em convidados que nao querem ser fotografados.

A credenciacao de imprensa e outra coisa

Se recebe imprensa, nao coloque a imprensa e os seus proprios fotografos sob a mesma politica.

Os seus fotografos trabalham para si, e as imagens entram num circuito de entrega que voce controla. Os fotografos de imprensa trabalham para o orgao que representam, e as imagens seguem para onde o editor as enviar. O acesso que concede, os embargos que define e a utilizacao que pode esperar sao diferentes.

Onde isto mais falha e na lista de planos. O seu proprio fotografo precisa da parede de patrocinadores, da sala cheia, do orador no atril, dos detalhes que vai usar no proximo dossie. Um fotografo de imprensa precisa de uma fotografia forte. Se credenciar ambos da mesma forma e nao os informar de forma distinta, fica com duas pessoas a disputar a mesma posicao e um unico conjunto de resultados.

O lado do organizador nesse briefing esta em como fazer o briefing ao seu fotografo de eventos.

O acesso muda o que a entrega pode prometer

Ha uma ligacao direta entre a credenciacao e o que pode dizer aos seus convidados depois do evento.

Se os seus fotografos estiveram limitados a sala principal, os convidados que passaram a noite na segunda sala vao procurar e nao encontrar nada, e vao interpretar isso como uma falha da tecnologia e nao como uma decisao tomada numa reuniao de producao. Se sabe que uma zona nao foi coberta, diga-o na galeria. Os convidados aceitam uma lacuna explicada. Nao aceitam silencio.

O mesmo se aplica ao horario. Se ninguem esteve a fotografar na primeira hora, quem chegou cedo e saiu cedo nao esta no conjunto. Saber isso com antecedencia permite definir a expectativa certa em vez de responder a pergunta mais tarde.

Uma lista rapida

1. Identifique cada fotografo na lista de credenciacao, com zonas e horarios por pessoa.
2. Envie essa lista a seguranca e ao recinto com pelo menos um dia de antecedencia, por escrito.
3. De um unico contacto nomeado e contactavel durante o evento.
4. Decida antecipadamente, por escrito, as regras de flash, linha de visao e proibicao de fotografar.
5. Separe a credenciacao de imprensa da da sua propria equipa, e informe-as de forma diferente.
6. Note qualquer zona ou hora que nao tenha sido coberta, e diga-o quando as fotografias forem publicadas.

A credenciacao nao e glamorosa e demora vinte minutos. E tambem a diferenca entre uma galeria que documenta o seu evento e uma galeria que documenta apenas um canto dele.

Micael

Fundador da TIME&SPACE