Entrega de Fotografias à Equipa e aos Voluntários do Evento

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Quem constrói o evento é quem menos aparece nas fotografias, e quem menos as recebe. As duas coisas resolvem-se, e uma delas é a razão por que a equipa volta no ano seguinte.

Entrega de Fotografias à Equipa e aos Voluntários do Evento

Em resumo: A equipa e os voluntários faltam sistematicamente às fotografias do evento, porque estão a trabalhar enquanto os outros estão a ser fotografados, e vão embora antes de a entrega lhes chegar. Pedir ao fotógrafo que fotografe a equipa, e pôr a equipa na mesma entrega dos convidados, não custa nada e é das ferramentas de retenção mais baratas que um organizador tem.

Peça a qualquer organizador que fez um evento o ano passado uma fotografia da sua própria equipa. A maioria não a encontra depressa.

Não é desleixo. É estrutural. A câmara segue o público, o palco e os patrocinadores, porque é isso que o briefing pede. Entretanto, quem segura o evento está atrás de uma mesa, num corredor, ou virado ao contrário.

Porque é que a equipa desaparece do arquivo

Somam-se três coisas.

O fotógrafo é briefado por entregáveis, e fotografias da equipa quase nunca constam dessa lista. Os voluntários estão em movimento e raramente param o suficiente para serem enquadrados. E os que aparecem estão normalmente apanhados a meio de uma tarefa, num enquadramento que era sobre outra coisa.

Depois a entrega remata o serviço. A equipa desmonta o recinto e vai para casa. Os códigos QR saem com a sinalética. Quando as fotografias ficam prontas, quem trabalhou no evento é o grupo com menos probabilidade de ter visto qualquer indicação sobre como as obter.

Acrescente uma linha ao briefing do fotógrafo

Do lado da captação, é isto. Peça uma passagem deliberada pela equipa: a montagem, a reunião antes da abertura de portas, a equipa na hora calma, e um retrato de grupo no fim, ainda com toda a gente no local.

A fotografia de grupo do final é a que mais conta e a que mais falha, porque a essa hora o fotógrafo já foi normalmente dispensado. Se a quer, diga-o quando contrata, e não às duas da manhã. Sobre construir um briefing, veja como fazer o briefing ao seu fotógrafo de eventos.

O dia de montagem é o subestimado. Um recinto vazio a ser montado dá material genuinamente bom, e é a única altura em que os seus fornecedores e a equipa técnica estão sequer visíveis.

Ponha a equipa na mesma entrega dos convidados

Não construa um processo à parte. A equipa passa pela mesma entrega de toda a gente, o que significa que lê o código e vê as fotografias em que está, sem ninguém a separar nada à mão.

A única diferença real é o momento. Aos convidados fala-se da entrega durante o evento, à frente da sinalética. À equipa é preciso falar quando ela está mesmo a prestar atenção, ou seja, na reunião antes da abertura e na mensagem de agradecimento depois. Duas menções, não um cartaz.

Se envia uma mensagem de fecho à equipa, as fotografias pertencem-lhe. Essa mensagem já existe na maioria dos eventos e costuma trazer apenas logística e agradecimentos. O email pós-evento é o mesmo princípio aplicado aos convidados, e a mecânica é igual.

O consentimento é igual para a equipa e para os convidados

Trabalhar num evento não é consentir em ser fotografado e publicado. Isto vale para equipa paga e para voluntários exatamente como vale para os participantes, e a relação laboral ou de voluntariado torna o tema mais sensível e não menos, porque dizer que não a quem nos contrata é mais difícil do que dizer que não a um estranho.

Diga-o na reunião de equipa, ao lado de tudo o resto que aí se trata. Quem está a fotografar, para que servem as fotografias, e como é que alguém fica de fora sem ter de fazer disso uma conversa. As obrigações estão em o guia de consentimento RGPD para organizadores.

Quanto é que isto vale mesmo

Os voluntários não voltam pelo email de agradecimento. Voltam porque sentiram que faziam parte de alguma coisa, e uma fotografia de si próprios a trabalhar é a prova mais duradoura disso que alguma vez vão ter. É também aquilo que publicam, o que coloca o seu evento à frente da rede deles sem investimento em media.

Para equipa paga e freelancers é um bem de portefólio. Um técnico com a fotografia de uma estrutura que montou, ou um diretor de palco com o retrato da equipa, fica com algo que mostra o trabalho. E não lhe custa nada.

O mesmo argumento vale para quem está nos seus palcos, e entregar as fotografias a artistas e oradores trata desse lado.

A versão curta

Uma linha a mais no briefing do fotógrafo, uma menção na reunião de equipa e outra na mensagem de fecho. A entrega que já faz trata do resto, e o grupo mais responsável pelo evento deixa de ser o único sem registo dele.

Micael

Fundador da TIME&SPACE