Entrega de Fotografias em Town Halls e Reuniões Gerais de Empresa

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Em cada fotografia de um town hall, todos os rostos pertencem a colaboradores identificáveis, o que muda por completo o que o consentimento tem de cobrir. A sala é fácil de cobrir. O problema real são todos os que não estiveram nela.

Entrega de Fotografias em Town Halls e Reuniões Gerais de Empresa

Em resumo: Um town hall é uma das salas mais fáceis de cobrir, sentada, um orador de cada vez, previsível. O que a distingue de qualquer outro evento empresarial é o público: toda a gente no enquadramento é um colaborador identificável, por isso fotografias destinadas a páginas de recrutamento ou ao LinkedIn precisam de autorização própria, distinta do consentimento geral do evento, e os colegas em teletrabalho a assistir por streaming não recebem nada a não ser que alguém planeie isso de propósito.

Um town hall trimestral ou uma reunião geral é uma das salas mais simples que um fotógrafo alguma vez vai cobrir. As pessoas estão sentadas, fala uma pessoa de cada vez, a luz é fixa, e nada se move depressa. A cobertura não é a parte difícil. A parte difícil é quem acaba nas fotografias e para onde essas fotografias vão depois.

Todos os rostos na sala são de colaboradores, o que muda o que o consentimento tem de cobrir

Num evento público, o rosto de um convidado numa galeria é um caso simples: faz scan, vê-se a si próprio, descarrega. Num town hall, a mesma fotografia pode acabar noutro sítio qualquer, uma página de carreiras, um deck de recrutamento, uma newsletter interna que alguém reencaminha para fora da empresa. O guia RGPD para organizadores cobre a regra geral: uma fotografia de um colaborador usada para além da entrega pessoal precisa do seu próprio consentimento, não do registo genérico que esse colaborador assinou no primeiro dia. As equipas de RH que queiram reutilizar fotografias de town halls em marketing externo devem pedir essa autorização de forma explícita e separada, no momento em que a vão usar, e não assumir que a presença já a implicava.

A distribuição passa pela intranet, não por um código QR impresso

Um evento público coloca um código QR num ecrã, numa pulseira, num expositor de mesa. Um town hall normalmente não tem nada disso, e não precisa: os colaboradores já têm um canal de Slack, uma publicação no Teams, ou uma página de intranet que chega a toda a gente que esteve presente. Aponte o mesmo link de scan para esse canal em vez de imprimir sinalética que ninguém num auditório de empresa está habituado a ver. O mecanismo por baixo, o reconhecimento facial contra o conjunto de fotografias do evento, não muda. Só a superfície que transporta o link é diferente.

A cobertura é fácil. Quem não esteve presente é o verdadeiro problema

Uma sala sentada com um único orador está perto do briefing mais simples que um fotógrafo recebe, mais próxima de uma cerimónia de entrega de prémios do que de um piso de festival. O verdadeiro problema está nas pessoas que nunca estiveram na sala: colaboradores noutro escritório, equipas em teletrabalho, quem assistiu ao streaming em vez de comparecer. Para que serve a fotografia num evento transmitido explica que o vídeo cobre o programa e a fotografia cobre as pessoas que lá estão, e um colaborador remoto não fica com nenhum dos dois a não ser que alguém na sala esteja deliberadamente a captar reações e momentos da plateia que uma transmissão nunca enquadra, não só o palco. Se uma parte significativa da empresa esteve em teletrabalho nesse dia, diga-o antes do evento e planeie algumas fotografias especificamente para quem não esteve fisicamente presente para ser fotografado.

Em resumo

Cubra a sala como cobriria qualquer evento sentado com um único orador, não é essa a parte difícil. Obtenha autorização explícita e separada antes de qualquer fotografia de town hall sair da empresa para recrutamento ou marketing externo, porque a presença não é esse consentimento. Encaminhe o link de scan pelo canal que os colaboradores já usam em vez de imprimir um código QR que ninguém espera ver num auditório de escritório. E planeie algumas fotografias para quem só assistiu ao streaming, porque uma galeria de town hall que só mostra a sala está a perder a maior parte da empresa.

Micael

Fundador da TIME&SPACE