Integrar um Fotógrafo na Entrega de Fotografias do Evento

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

O briefing criativo faz-se. A credenciação faz-se. A meia hora que decide se as fotografias chegam mesmo aos convidados é a única que ninguém agenda.

Integrar um Fotógrafo na Entrega de Fotografias do Evento

Em resumo: Dar o briefing e tratar da credenciação é rotina. Preparar o fotógrafo para entregar é um passo à parte, com falhas próprias, e é o que se descobre à uma da manhã quando ninguém sabe a palavra-passe do carregamento. Faça-o uma semana antes, por escrito, e teste com uma fotografia a sério.

A maior parte dos problemas de entrega não são problemas de fotografia. São problemas de passagem de testemunho, e aparecem à pior hora possível.

O padrão é conhecido. O fotógrafo é excelente, as imagens são excelentes, e depois há dois dias de silêncio enquanto alguém descobre quem tem acesso a quê.

Três conversas diferentes, muitas vezes tratadas como uma

Vale a pena separá-las, porque envolvem pessoas diferentes e acontecem em alturas diferentes.

O briefing criativo é o que fotografar, tratado em como fazer o briefing ao seu fotógrafo de eventos. A credenciação é onde pode circular e a que horas, tratada em credenciação e acessos para fotógrafos. A integração na entrega é como as fotografias vão de um cartão até um convidado, e é a que não tem dono natural, e por isso é a que escorrega.

Não assuma que fica alguma coisa do evento anterior. Um fotógrafo que trabalhou consigo em março pode ter mudado de equipamento, e quem o configurou pode não estar neste evento.

O que a integração na entrega cobre mesmo

Seis pontos, e cabem à vontade em meia hora.

1. Quem carrega. Indique a pessoa, não a função. Se houver dois fotógrafos, decida se carregam os dois ou se um recolhe. É a ambiguidade aqui que produz conjuntos duplicados ou nenhum.
2. Acesso criado e testado antes do dia. Envie o convite cedo o suficiente para que um problema seja detetável. Uma falha de acesso descoberta na manhã do evento é uma emergência; a mesma falha na terça anterior resolve-se em dois minutos.
3. Uma fotografia de teste, do início ao fim. Carregue um só ficheiro, confirme que é processado, e olhe para ele como olharia um convidado. É o passo que apanha todos os outros, e é o passo que se salta por parecer redundante.
4. O que se carrega e o que não se carrega. Descartes, repetidas e fotografias de teste não devem chegar aos convidados. Combine já o critério de seleção, porque um fotógrafo em dúvida tende a mandar tudo.
5. Quando chegam as fotografias. Combine vagas em vez de uma entrega única no fim. Um primeiro lote durante ou logo após o evento muda por completo a experiência do convidado, e o resto pode seguir depois.
6. A quem ligar. Um nome e um número para a noite, dos dois lados.

As duas coisas que falham no dia

A ligação. O wifi de um recinto cheio não é um canal de entrega, e isto é previsível e não azar. Decida antes se o carregamento é feito no local, por ligação partilhada do telemóvel, ou depois, a partir de um sítio com largura de banda a sério. Carregar fotografias com má ligação no recinto percorre as opções.

Os cartões. O intervalo entre um cartão sair da câmara e as fotografias estarem em segurança noutro sítio é a janela de maior risco do evento inteiro. Essa disciplina é do fotógrafo, e gestão de cartões e backup no local explica como se faz bem. A sua parte é não criar a pressão que leva alguém a saltar o passo.

Ponha isto na contratação, não numa conversa

As expectativas de entrega pertencem ao mesmo documento que o valor e os horários. Não porque seja provável haver discussão, mas porque um fotógrafo que lê aquilo na contratação tem tempo de levantar um problema, e quem ouve no próprio dia não tem.

Duas linhas costumam chegar: as fotografias são entregues através da entrega do próprio evento, por vagas combinadas, com um primeiro lote até uma hora indicada. O resto pode ir em anexo.

Isto também resolve uma questão que de outra forma se levanta mais tarde e de forma desconfortável. Entregar através do evento não altera de quem são as fotografias, e dizê-lo com clareza na contratação retira uma hesitação que alguns fotógrafos têm e raramente verbalizam.

A versão curta

Meia hora, uma semana antes, com uma pessoa indicada e uma fotografia de teste. Se está a montar o processo todo e não apenas a acrescentar um fotógrafo, como configurar a entrega de fotografias no seu evento é a versão alargada disto.

Micael

Fundador da TIME&SPACE