Entrega de Fotografias em Eventos de Lançamento de Produto

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Um lançamento junta três públicos na mesma sala, cada um a querer fotografias diferentes por razões diferentes. Uma entrega genérica costuma falhar dois deles em silêncio.

Entrega de Fotografias em Eventos de Lançamento de Produto

Em resumo: Um lançamento junta imprensa, parceiros e clientes na mesma sala, e cada grupo quer algo diferente das fotografias. A imprensa precisa de um conjunto rápido e escolhido a dedo, pronto a usar de imediato. Os convidados querem o momento em que estiveram presentes. O marketing quer a sessão inteira, para usar durante meses. Um único link de galeria genérico costuma servir mal a maioria destes casos.

A maior parte da entrega de fotografias em eventos assume um único público: convidados que estiveram presentes e querem as suas próprias fotografias de volta. Um lançamento quebra essa suposição antes de as portas abrirem.

Três públicos, três necessidades diferentes

A imprensa precisa de um conjunto pequeno, rápido e escolhido a dedo. Trabalha contra um prazo que pode ser ainda no próprio dia, e não vai percorrer uma galeria inteira à procura das duas imagens que servem. Um dossier de imprensa é um produto diferente de uma galeria de convidados, mesmo vindo da mesma sessão.

Clientes e convidados querem o mesmo que qualquer convidado quer em qualquer evento: a fotografia em que aparecem, encontrada depressa, sem pedir a ninguém. É exatamente o caso para que a entrega por QR code e reconhecimento facial foi construída, tratado em como configurar a entrega de fotografias no seu evento.

O marketing e a equipa interna querem a sessão completa, não uma seleção, porque um lançamento produz conteúdo que volta a ser usado em anúncios, recapitulações e na apresentação do ano seguinte, muito depois de a sala esvaziar. Usar fotografias de eventos em marketing depois do evento descreve como é essa reutilização na prática.

Trate estas três necessidades como três entregas separadas, não como três filtros sobre uma galeria. Decidir isto antes do evento, e não enquanto um jornalista espera, é a maior parte do trabalho.

A revelação é o único momento que não pode escapar mais cedo

Seja qual for o produto, há normalmente um único momento que justifica todo o evento: a revelação em si. A entrega para convidados existe para levar fotografias às pessoas depressa, o que é exatamente o comportamento errado nos minutos antes de uma revelação. Se existir qualquer fotografia do produto, do palco ou da embalagem antes do anúncio, precisa de ficar em embargo, o que é diferente de apenas atrasar a entrega. Embargos de fotografias de eventos: o que os organizadores precisam de saber explica como reter uma fotografia de forma deliberada, ao contrário de esperar que ninguém carregue nada demasiado cedo.

Acesso não é o mesmo que convite

A lista de convidados de um lançamento raramente é apenas "quem se inscreveu". Imprensa, parceiros, investidores e público geral têm muitas vezes níveis diferentes de acesso à sala, ao produto e uns aos outros, e a entrega de fotografias deve seguir a mesma lógica. Entrega de fotografias em eventos privados e por convite trata de restringir uma galeria a uma lista de convidados em vez de a deixar aberta a quem tiver o link, o que importa mais aqui do que num evento normal, porque um produto ainda não lançado fotografado pela pessoa errada é um problema real, não um incómodo.

O que decidir antes de enviar os convites

1. Quem recebe o conjunto para a imprensa, e até quando. Um prazo para o próprio dia precisa de uma pessoa nomeada a escolher e a enviar imagens dentro da hora, não de um link para consultar mais tarde.
2. Se a galeria dos convidados fica visível durante o evento ou só depois da revelação. Se existir qualquer imagem do produto antes do anúncio, a resposta tem de ser depois.
3. Quem fica com a sessão completa depois do evento. O marketing precisa do conjunto inteiro, não apenas do que os convidados guardaram, e essa passagem deve ficar combinada com o fotógrafo na contratação. Integrar um fotógrafo na entrega de fotografias do evento trata exatamente desta passagem.
4. Se a sala está credenciada. Se houver imprensa externa a fotografar por conta própria a par do seu fotógrafo, credenciação e acessos para fotógrafos de eventos vale a pena ler, mesmo tendo sido escrito a pensar em fotógrafos contratados, porque as mesmas questões de acesso se aplicam.

Resumo

Um lançamento não é um único público com uma única galeria. São três entregas a correr em relógios diferentes: a imprensa precisa de velocidade, os convidados precisam do seu próprio momento, e o marketing precisa de tudo. Decidir quem recebe o quê, e a partir de quando a revelação em si pode ser mostrada, é uma conversa de cinco minutos antes do evento e um problema a sério durante o evento se ficar para o próprio dia.

Micael

Fundador da TIME&SPACE