Entrega de Fotografias em Eventos de Team Building e Offsites Corporativos

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Um offsite não é um evento público, e não deve ser entregue como tal. As fotografias continuam a ter de chegar a todas as pessoas presentes, mas o público é fechado, todos se conhecem, e as fotos regressam ao escritório na segunda-feira.

Entrega de Fotografias em Eventos de Team Building e Offsites Corporativos

Em resumo: Um dia de team building ou um offsite corporativo tem uma lista de convidados fechada, e cada convidado já conhece todos os outros. Isso muda o que a entrega de fotografias precisa de resolver: não é alcance, é rapidez e privacidade. Entregue a cada colaborador as suas próprias fotografias depressa, mantenha a galeria fora de qualquer superfície pública, e deixe que os recursos humanos escolham um punhado de fotos utilizáveis para o resumo interno sem esperar que alguém revire uma pasta partilhada.

Uma galeria de fotografias de um festival tem uma missão: ser encontrada pelo maior número possível de desconhecidos. Um offsite corporativo é quase o oposto. Quarenta a quatrocentas pessoas, todas colegas, todas de volta à secretária na segunda-feira. Ninguém nesse evento é um desconhecido para mais ninguém, e a galeria não tem razão nenhuma para ser encontrada por quem não esteve lá.

Tratar um offsite como um festival mais pequeno é onde a maior parte disto corre mal.

O público já se conhece a si próprio

Num evento público, um convidado lê um código, tira uma selfie, e recebe apenas as fotografias em que realmente aparece. Esse mesmo mecanismo importa tanto num offsite, por uma razão diferente. Ninguém quer percorrer trezentas fotografias de colegas para encontrar as seis em que aparece, e ninguém nos recursos humanos tem tempo para fazer essa triagem à mão para a empresa inteira. A correspondência automática por pessoa resolve as duas coisas ao mesmo tempo: cada colaborador recebe as suas fotografias sem que ninguém as separe.

O que muda é a segunda metade. Uma galeria pública quer ser vista. Uma galeria de offsite só deve ser alcançável por quem foi convidado, fora dos resultados de pesquisa e fora de qualquer listagem pública. Entrega de fotografias em eventos privados e por convite explica a definição concreta para isto: não listado é uma configuração, não um hábito, e tem de ser escolhida antes de a primeira fotografia subir, não depois de alguém reparar que a galeria é um link público.

O consentimento não fica mais leve por o evento ser interno

É tentador tratar um evento interno como de menor risco do que um evento público na questão do consentimento, e isso está ao contrário. A correspondência facial é processamento biométrico ao abrigo do Artigo 9.º do RGPD independentemente de quem são os convidados, e um colaborador não tem menos direito ao seu próprio consentimento do que um desconhecido num festival. Peça antes da câmara, registe, e dê às pessoas uma forma de serem encontradas sem leitura facial para quem preferir não a usar. O guia RGPD de consentimento para fotografias de eventos foi escrito para eventos públicos, mas a regra por baixo não muda por estar num espaço fechado.

Quem organiza também está presente

Quem organiza o offsite, normalmente alguém dos recursos humanos ou da comunicação interna, também está a participar nele. Entrega de fotografias à equipa e aos voluntários do evento foi escrito sobre a equipa de eventos, mas a falha de base é idêntica: quem está mais perto da câmara é quem tem menos probabilidade de acabar à frente dela, e menos probabilidade de receber alguma coisa depois. Ponha o organizador no mesmo circuito de entrega que todos os outros, e peça a quem estiver a fotografar para captar também alguns momentos dessa pessoa. Não custa nada, e é a diferença entre um email de fecho com uma fotografia real da equipa e um sem nenhuma.

O que os recursos humanos precisam mesmo é de um punhado de fotos utilizáveis, depressa

O que importa depois de um offsite raramente é a galeria completa. São as seis ou oito fotografias que entram no resumo interno, na publicação de LinkedIn sobre o dia de equipa, ou no diapositivo da próxima reunião geral. Uma galeria fácil de percorrer e fácil de descarregar permite escolher esse punhado na mesma tarde, antes de o momento passar e de ninguém se dar ao trabalho. Uma galeria que exige conta, sessão iniciada, ou um pedido às TI fica esquecida, e as fotos nunca saem da pasta onde caíram. Os convidados precisam de conta para receber as fotografias? foi escrito para o caso geral, e a resposta é ainda mais verdadeira, não menos, quando o convidado é um colaborador que já tem logins a mais.

Dimensionar corretamente

A maioria dos offsites é pequena para os padrões de eventos, um departamento, um escritório inteiro, ocasionalmente uma empresa completa, e raramente mais do que algumas centenas de pessoas. Isso cabe confortavelmente num plano STARTER, sem precisar de nada pensado para um festival de quinze mil convidados. Se o dia incluir algum elemento de marca, um evento interno beneficia das mesmas opções de marca do evento que os eventos maiores usam: a cor e o logótipo da empresa na galeria que os convidados veem, nada mais elaborado do que isso.

Em resumo

Uma galeria de offsite deve fazer exatamente o que uma galeria pública faz para associar cada convidado às suas fotografias, e exatamente o oposto de uma galeria pública para quem a consegue encontrar. Acerte nessa divisão, mantenha o consentimento honesto independentemente do público, lembre-se de fotografar quem organiza o dia, e as seis fotos de que os recursos humanos precisam mesmo estão prontas antes do almoço de segunda-feira.

Micael

Fundador da TIME&SPACE