Entrega de Fotografias para Agências e Produtoras de Eventos

Micael

TIME&SPACE · Organizadores

Tratar da entrega num evento é uma tarefa. Trata-la em dezenas de eventos de clientes por ano é um sistema, com perguntas próprias sobre propriedade, acessos e o que acontece quando um cliente sai.

Entrega de Fotografias para Agências e Produtoras de Eventos

Em resumo: Uma agência que entrega fotografias em muitos eventos de clientes enfrenta problemas que um organizador isolado nunca encontra: de quem é cada galeria, como é que um cliente vê o seu evento e mais nenhum, o que transita entre eventos, e o que acontece às fotografias quando a relação acaba. Decida estas quatro coisas uma vez, e todos os eventos seguintes passam a ser configuração em vez de negociação.

Um organizador faz um evento, entrega as fotografias e segue em frente. Uma agência repete o mesmo processo oito, vinte ou cinquenta vezes por ano, para clientes que não se conhecem e que nunca devem ver o material uns dos outros.

Esta diferença não é de volume. É de fronteiras. Quase tudo o que corre mal na entrega de fotografias de uma agência é uma fronteira que ninguém traçou.

As quatro decisões que se tomam uma vez

De quem é o evento. Cada evento tem um dono no sistema, e essa propriedade decide quem vê as fotografias, quem altera as definições e quem mantém o acesso quando o trabalho termina. A agência pode ficar com ela em nome do cliente ou criar tudo em nome do cliente desde o início. Ambas funcionam. O que não funciona é descobrir a resposta durante uma saída.

O teste prático: se este cliente deixasse de trabalhar consigo amanhã, o que acontece ao evento e às fotografias dos convidados? Se a resposta não for clara, decida agora, enquanto ninguém está incomodado.

O que cada cliente vê. Um cliente deve ver o seu evento e mais nada. É o comportamento por omissão quando cada evento é independente, e vale a pena confirmar em vez de assumir, sobretudo quando várias pessoas da sua equipa têm acessos a contas diferentes.

O que é do cliente e o que é da agência. Marca, tratamento de patrocinadores e marcas de água pertencem ao evento do cliente. O seu método de trabalho, a sua bolsa de fotógrafos e a sua lista de verificação pertencem-lhe a si. É esta separação que evita que o aspeto de um cliente apareça na galeria de outro.

Quem atende. Um convidado com um problema às onze da noite contacta quem estiver escrito na página. Decida se é a agência ou o cliente, e garanta que a pessoa indicada sabe que está indicada.

A parte repetível é a configuração, não o evento

As agências ficam boas nisto mais depressa do que os organizadores isolados porque o fazem vezes suficientes para criar rotina. Três coisas pertencem a essa rotina.

Uma configuração padrão, feita sempre da mesma forma. A versão completa está em como configurar a entrega de fotografias no seu evento. A versão de agência é esse documento transformado em lista de verificação, para que o décimo quinto evento não seja montado de cor por quem estiver livre.

Uma integração padrão do fotógrafo. Os seus fotógrafos rodam, e quem fotografa um evento em novembro pode não ter fotografado nenhum em março. Integrar um fotógrafo na entrega de fotografias do evento é a meia hora que elimina a maior parte das falhas de entrega, e numa agência é sempre a mesma meia hora.

Um primeiro evento padrão com cada cliente novo. Não coloque um cliente novo numa temporada inteira com base numa proposta. Como testar a entrega de fotografias num só evento existe precisamente para isto: um evento, medido, antes de virar norma para tudo.

O que dizer ao cliente, e o que faturar

Vale a pena apresentar a entrega de fotografias como uma linha que o cliente entende, em vez de a diluir silenciosamente na produção. Por duas razões.

A primeira é que é mensurável de uma forma que quase nada do que uma agência faz é. Leituras, correspondências, descarregamentos e partilhas contam-se, e as análises de fotografias de eventos são o que transforma um conjunto de imagens num número que o cliente pode levar para o relatório dele. Esse número é o argumento para repetir no ano seguinte.

A segunda é que o preço é por evento. Cada evento de cliente é uma compra própria com os seus limites, o que encaixa bem na forma como as agências já faturam: ou debitado ao custo, ou incluído num valor de produção definido por si. O que importa é que seja visível, porque um custo invisível é o primeiro a ser questionado quando os orçamentos apertam.

As perguntas que os clientes fazem

Três aparecem quase sempre, e vale a pena ter resposta pronta.

De quem são as fotografias? Do fotógrafo, salvo contrato em contrário. A entrega não altera isso, e convém dizê-lo cedo porque os clientes assumem muitas vezes o contrário.

Quanto tempo ficam disponíveis? Diga o número concreto em vez de "durante algum tempo", e defina a expectativa antes do evento em vez de a gerir com os convidados depois.

O evento pode ser privado? Pode, e em eventos empresariais e por convite normalmente deve ser. Entrega de fotografias em eventos privados e por convite explica o que privado significa na prática, que é mais estreito do que a maioria das pessoas assume.

Se ainda está a escolher um parceiro de entrega em vez de já operar um, as perguntas a fazer a um fornecedor são esta mesma lista apontada ao fornecedor em vez do cliente.

Em resumo

Trace as fronteiras uma vez: propriedade, visibilidade, o que é partilhado, quem atende. Depois transforme a configuração numa lista de verificação em vez de uma decisão. Uma agência que fez isto entrega o vigésimo evento de cliente da mesma forma que entregou o primeiro, que é exatamente o objetivo.

Micael

Fundador da TIME&SPACE